Kontrola dokladů

Po nahrání doklad není „magicky hotový účetnictví“. VYLO z něj vytáhne údaje — ty (nebo účetní) rozhodnete, jestli sedí.

Stavy, které potkáš

• Ke kontrole — potřebuje lidský pohled. Něco chybí, je nejisté, nebo VYLO nechalo doklad záměrně ve frontě.
• Zkontrolováno — údaje bereme jako schválené. U některých dokladů to udělá VYLO samo (AI), u jiných ty kliknutím.
• Exportováno — doklad už šel ven (např. do účetního programu). Dál se nemění, ať export sedí s realitou.
• Archiv / koš — starší nebo smazané věci; v běžném seznamu je neuvidíš.

Když VYLO zkontroluje samo

Když jsou údaje u dokladu dost jisté a dávají smysl (povinná pole, částky), VYLO ho může označit jako zkontrolovaný automaticky.
Uvidíš u něj štítek ve stylu „zkontrolováno AI“.

To neznamená, že se na nic nemusíš podívat nikdy — u neobvyklých dodavatelů nebo velkých částek se pořád vyplatí občas proklikat.

Co kontrolovat, když je doklad „ke kontrole“

VYLO ti často napíše, na co se podívat nejdřív (např. chybí IČO, nejisté datum, nesedí DPH).

Obecně u faktury zkontroluj:

• dodavatele a IČO,
• datum vystavení a DUZP (pokud ho doklad má),
• číslo dokladu,
• částku a DPH.

U účtenky bývá méně polí — hlavně dodavatel, datum a částka.

Jak doklad opravit

1. Otevři doklad v seznamu.
2. Uprav pole, která nesedí.
3. Ulož a označ jako zkontrolováno (pokud už jsi spokojený).

Když je doklad zkontrolovaný a najdeš chybu: vrať ho na ke kontrole, oprav, znovu potvrď.

AI vytěžila špatně, co teď

Stává se — hlavně u neobvyklých dodavatelů, horší kvality fotky nebo nezvyklého formátu dokladu.

Doklad je pořád „ke kontrole“: oprav pole přímo v detailu (viz Jak doklad opravit). U polí appka sama napoví, kterým věnovat pozornost — nízkou jistotu extrakce označí, a když se doklad nepodařilo rozpoznat vůbec, řekne to rovnou a necháš pole vyplnit ručně.

Doklad je už „zkontrolováno“ a chybu vidíš až teď: zkontrolovaný doklad má pole zamčená kvůli shodě s případným exportem. Přepni ho zpátky na ke kontrole, oprav, co nesedí, a znovu ho označ jako zkontrolováno.

Výsledek je úplně mimo (jiný doklad, prázdno): VYLO extrakci samo znovu nespouští — nahrazení souboru vymění jen přiložený soubor, ne už vytažené údaje. Rychlejší je špatně zpracovaný doklad (dokud je „ke kontrole“) smazat a nahrát znovu jako nový.

Duplicity

Když VYLO uhodne, že máš stejný doklad dvakrát, upozorní tě.
Můžeš potvrdit, že to je kopie, nebo říct, že nejde o duplicitu. Originál obvykle necháš, kopii odstraníš.

Fronta „ke kontrole“

Na přehledu a v dokladech vidíš, kolik toho ještě zbývá.
Cíl je mít na konci měsíce frontu prázdnou (nebo skoro prázdnou) a pak exportovat.