Soukromí a mazání účtu

Co o tobě držíme

• Údaje účtu (e-mail, jméno…).
• Údaje firmy (název, IČO…).
• Doklady a soubory, které nahraješ.
• Nastavení (upozornění, preference).

Data slouží k tomu, abys mohl appku používat — ne k prodeji třetím stranám na reklamu.

Kde data fyzicky jsou

Appka i doklady běží na Supabase (databáze, úložiště souborů, přihlašování), fyzicky v datacentru v Stockholmu (region eu-north-1) — tedy v EU.

Kdo se k obsahu dokladu dostane (AI zpracování)

Když nahraješ doklad, jeho obsah (fotka nebo PDF) posíláme na zpracování AI modelu OpenAI, který z něj vytáhne údaje (dodavatele, částku, datum, DPH…). Bez toho by appka doklad nedokázala automaticky vyplnit.

TODO — právník

Mezinárodní přenos dat k OpenAI (firma se sídlem mimo EU) potřebuje ošetřit právní základ (SCC / DPA s OpenAI) a promítnout ho do zásad zpracování osobních údajů. Nepíšeme tu nic o právním základu přenosu, dokud to neprojde právní kontrolou.

Další zpracovatelé

Kromě Supabase a OpenAI VYLO používá i tyhle služby, podle toho, co zrovna děláš:

• Stripe — zpracování plateb, když si předplatíš tarif nebo dokoupíš kredity.
• Resend — odesílání transakčních e-mailů (potvrzení, upozornění, odkazy na export dat).
• Telegram — pokud doklady posíláš přes Telegram, zprávy prochází Telegramovou infrastrukturou (mimo VYLO), stejně jako u jakéhokoli jiného Telegram bota.

TODO — právník

Kompletní a formální seznam zpracovatelů (subprocessor list) se stavem DPA u každého z nich patří do zásad zpracování osobních údajů, ne jen sem — tenhle výčet je informativní, ne právně závazný dokument.

Kdo doklady vidí

• Lidé ve stejné firmě (podle role).
• Pokud firmu spravuje účetní kancelář, vidí je i oprávnění lidé z kanceláře.
• Provoz VYLO (podpora) sahá k datům jen když je to potřeba k řešení problému.

Jak dlouho data držíme

• Smazaný doklad (koš) se natrvalo smaže 30 dní po smazání — soubor i záznam.
• Smazaný účet (viz níže) — podle toho, jestli zaškrtneš i smazání dat.

Přesnou obecnou retenční politiku pro všechny typy dat (mimo doklady a účet) zatím nemáme sepsanou samostatně.

Export a záloha

Kdykoli si můžeš stáhnout ZIP originálů (záloha souborů) z nastavení / exportu.
To je dobrý zvyk před větším úklidem nebo odchodem.

Mazání účtu

V Nastavení (nebezpečná zóna) můžeš požádat o smazání účtu.

1. Přístup do appky skončí 1 den po žádosti (mezitím appku ani nemusíš dál používat).
2. Zvolíš jednu z variant:
   • Nechat data (výchozí) — data firmy zůstávají uložená ještě 1 rok (pro případ, že si to rozmyslíš nebo je budeš potřebovat), pak se natrvalo smažou.
   • Smazat i všechna data — data se natrvalo smažou přibližně 7 dní po skončení přístupu.
3. Před samotným smazáním dostaneš e-mailovou připomínku 30 dní předem, s čerstvým odkazem na zálohu.
4. Jsi-li ve firmě jediný, maže se i firemní data. Jsou-li ve firmě další lidé, nejdřív je potřeba předat vlastnictví — ať firma nepřijde o přístup omylem.
5. Když tě spravuje účetní kancelář, zrušení domluv přímo s ní; appka ti to vysvětlí.

Zrušit rozjeté smazání (dokud nenastalo) jde přímo v appce.

Newsletter a maily

• Provozní maily (přihlášení, důležité upozornění, měsíční souhrn když ho zapneš) jsou oddělené od marketingu.
• Novinky o VYLO zapneš nebo vypneš v Nastavení — default je vypnuto.

Právní dokumenty

TODO — právník

Odkazy na aktuální zásady zpracování osobních údajů a obchodní podmínky sem doplníme, až budou mít finální podobu a URL. Stejně tak právní základ zpracování (čl. 6 GDPR), dobu uchování mimo doklady/účet a postup pro uplatnění práv (přístup, oprava, výmaz, přenositelnost, stížnost u ÚOOÚ) — nic z toho si nevymýšlíme, doplní se po právní kontrole.

Otázky

Něco konkrétního k GDPR nebo smlouvě? Napiš na kontakt uvedený na webu usevylo.com / v appce — rádi upřesníme.