Připojení e-mailu

Firemní e-mail VYLO je jedna sdílená adresa pro celou firmu — kdokoli na ni pošle fakturu, appka ji automaticky vytěží. Na rozdíl od Telegramu ho nezakládá jednotlivec, ale firma jako celek.

Kdo to má k dispozici

E-mailový kanál je na tarifu Firma — a taky u firmy, kterou přes VYLO spravuje účetní kancelář, i kdyby sama na tarifu Firmy nebyla. Adresu smí vygenerovat a měnit jen vlastník nebo admin; ostatní členové ji jen vidí a používají. Účetní si adresu u spravovaného klienta nezakládá za něj — stejné pravidlo jako u Telegramu.

Postup

1. V appce otevři Kanály a na kartě E-mail klikni Vygenerovat adresu.
2. Appka vygeneruje novou adresu — je to náhodný řetězec, ne název firmy — a zobrazí ji přímo v kartě i s doménou. Vypadá zhruba jako a1b2c3d4e5f6@…; přesnou podobu i doménu uvidíš v kartě.
3. Klikni na adresu, appka ji zkopíruje do schránky.
4. Přepošli fakturu na tuhle adresu odkudkoli — appka zpracuje přílohu (PDF, JPG, PNG…), text samotného mailu se jako doklad nebere.

Nová adresa hned nejde

Adresu jde přegenerovat jen jednou za 10 minut. Stará adresa přestane fungovat okamžitě v momentě, kdy vygeneruješ novou — pokud na ni máš mimo appku nastavené automatické přeposílání (viz níž), musíš ho ručně přepnout na tu novou.

Automatické přeposílání

Nastavit ji jde v Outlooku i v Gmailu. Ať použiješ kterýkoli, doporučujeme přeposílat jen faktury, ne úplně všechnu poštu — proč a jak, je popsané níž.

Outlook

1. Nastavení → Pošta → Přeposílání.
2. Zapni přeposílání a vlož VYLO adresu.
3. U firemního účtu (Microsoft 365) může přeposílání mimo organizaci blokovat firemní administrátor — pokud se pravidlo neuloží nebo maily nechodí, ověř to s IT.

Gmail

Gmail si novou adresu pro přeposílání nejdřív ověřuje — pošle na ni potvrzovací odkaz. VYLO ten e-mail zachytí a odkaz ti ukáže přímo v appce, takže do cizí schránky kvůli tomu chodit nemusíš.

1. V Gmailu Nastavení → Zobrazit všechna nastavení → záložka Přeposílání a POP/IMAP → Přidat adresu pro přeposílání.
2. Vlož VYLO adresu z karty Kanály a potvrď. Gmail oznámí, že na ni poslal ověření.
3. Vrať se do appky na Kanály. Na kartě E-mail se objeví box Gmail chce potvrdit přeposílání, většinou během pár vteřin. Klikni v něm na Potvrdit odkazem.
4. Google potvrzení přijme a napíše, že adresa smí přijímat přeposílanou poštu.
5. Zpátky v Gmailu vyber Přeposílat kopii příchozí pošty na a zvol VYLO adresu. Ulož změny dole na stránce — bez uložení se přeposílání nezapne.
6. V appce klikni v tom boxu na Už jsem potvrdil, ať výzva zmizí. Appka nemá jak poznat, že jsi to v Gmailu dokončil, takže by ti tam jinak visela dál.

Odkaz nečeká věčně. VYLO ho v kartě drží 24 hodin. Když to nestihneš, nic se neděje — přidej adresu v Gmailu znovu a Google pošle nový.

Pokud se box v Kanálech vůbec neobjeví, zkontroluj, že jsi v Gmailu vložil přesně tu adresu, kterou máš v kartě teď. Po přegenerování adresy platí ta nová a ověření se musí projít znovu.

Přeposílej jen faktury

Gmail i Outlook umí přeposílat úplně všechnu příchozí poštu. To většinou nechceš — každá příloha, která do VYLO dorazí, se zpracuje jako doklad a skončí ti v Kontrole dokladů, včetně příloh z newsletterů a podpisů.

V Gmailu si proto radši založ filtr: Nastavení → Filtry a blokované adresy → Vytvořit filtr, zadej podmínku (třeba Obsahuje přílohu, nebo konkrétní odesílatele, od kterých ti faktury chodí) a jako akci zvol Přeposlat na s VYLO adresou. Adresa musí být napřed ověřená podle postupu výš, jinak ji filtr v nabídce neuvidí.

Co appka s přílohami dělá

Appka bere v potaz jen přílohy, ne text mailu. Menší obrázky bez rozpoznatelných údajů (typicky loga v podpisu) se appka snaží nezakládat jako samostatné doklady. Pokud se přesto objeví prázdný řádek bez částky a dodavatele, smaž ho ručně v Kontrole dokladů.

Další: Kanály · Který kanál zvolit.